Niekończąca się korespondencja mailowa, setki spotkań z pracownikami, przeciągające się rozmowy z klientami i olbrzymia odpowiedzialność to codzienność kadry zarządzającej i managerów. Wszystko to powoduje wydłużenie czasu pracy, rosnący stres, a przez to spadek zadowolenia z wykonywanych obowiązków. Co zrobić, aby będąc managerem, podnieść swoją produktywność i zadbać o lepsze zarządzanie czasem?
1. Oddeleguj część zadań
Wiele osób, które pracują na wysokich, odpowiedzialnych stanowiskach, ulega złudzeniu, że ze wszystkim muszą radzić sobie sami i że za każdy problem odpowiadają osobiście. Nie ma w tym nic dziwnego – jeżeli jesteś managerem, chcesz, aby Twoja firma funkcjonowała jak najlepiej i chcesz trzymać rękę na pulsie. Nie oznacza to jednak, że nie możesz oddelegować części swoich działań. Zastanów się, które czynności mogą wykonać inni pracownicy i zaproponuj im, aby przejęli część Twoich kompetencji, zyskując tym samym więcej czasu na kluczowe dla Twojego biznesu zadania.
2. Przeglądaj skrzynkę mailową z umiarem
Pracownicy biurowi, w tym także managerowie różnych szczebli, często stawiają sobie za cel opróżnienie swojej skrzynki pocztowej, uważając, że jest to wskaźnik ich efektywności. Jak przekonuje Laura Vanderkam, autorka bestsellerowych książek na temat zarządzania czasem, nie ma żadnego związku między ilością przeczytanych maili, a realnym sukcesem czy produktywnością. Aby lepiej zarządzać swoją pracą, wyznacz konkretne godziny, które poświęcisz na odpisywanie i odczytywanie wiadomości mailowych, rezygnując tym samym z częstego odświeżania swojego serwisu pocztowego.
3. Znajdź alternatywę dla e-maili
Mailowanie to nieodzowna część pracy managera, jednak niektóre sprawy warto załatwiać spotykając się z pracownikami osobiście lub dzwoniąc do nich telefonicznie albo za pomocą różnego rodzaju komunikatorów. Aby zredukować ilość wysyłanych i odczytywanych maili i skrócić czas oczekiwania na odpowiedź, wybierz alternatywne sposoby komunikacji. Dzwoń, organizuj krótkie spotkania, a nawet rozmowy biznesowe w formie spacerów – pomoże Ci w tym np. Intranet z bazą numerów telefonów Twoich współpracowników i wspólnym kalendarzem spotkań.
4. Organizuj spotkania na stojąco
Jak pokazują wyniki badań przedstawione w czasopiśmie Social Psychological and Personality Science, spotkania na stojąco sprzyjają kreatywności, pomysłowości i płynniejszej wymianie informacji. Co więcej, tego rodzaju meetingi pozwalają na dużą oszczędność czasu, a dla osób, które prowadzą siedzący tryb życia, są zdrowym urozmaiceniem. Wśród zwolenników stojących spotkań można wymienić m.in. Marka Zuckerberga, czyli założyciela Facebooka, czy Jacka Dorseya – dyrektora generalnego serwisu Twitter.
5. Wybierz narzędzia uszyte na miarę
Produktywność i wydajność kadry managerskiej zależy przede wszystkim od dobrej organizacji czasu pracy. Twój osobisty time management może stać się zadaniem łatwiejszym, jeżeli użyjesz odpowiednich, modułowych narzędzi informatycznych. Każda firma jest inna, a managerowie mają różne potrzeby, dlatego warto skorzystać z programu, który pozwoli Ci na dobór funkcjonalności dopasowanych do Twojego trybu pracy, np. z kalendarza, intra- i ekstranetu czy też e-archiwum wszystkich dokumentów Twojej firmy.
Podsumowanie
Jeśli jesteś członkiem kadry zarządzającej to wiesz, że trudno czasem zadbać o swoją efektywność podczas bardzo napiętego grafiku pracy. Rzeczy, które Ci pomogą być produktywnym zawierają się w kilku punktach:
1. Oddelegowanie części zadań
2. Przeglądanie skrzynki mailowej z umiarem
3. Znalezienie alternatywy dla e-maili
4. Organizowanie spotkań „na stojąco”
5. Korzystanie z narzędzi szytych na miarę
Zespół Baseline
