WYZWANIE
Vision Express to sieć salonów optycznych, działająca na terenie Polski od 1994 roku. W ciągu 20 lat działalności firma osiągnęła pozycję lidera w branży optycznej z ponad 160 salonami w całym kraju. Zarządzanie rzeszą pracowników wymagało usprawnienia pracy działu HR w zakresie dostępu do teczek i danych kadrowych. Poszukiwania właściwego rozwiązania dotyczyły w głównej mierze systemu umożliwiającego szybki dostęp do elektronicznych teczek pracowników z możliwością zamawiania oryginałów w firmie obsługującej zewnętrzne archiwum dokumentów.
WDROŻONE ROZWIĄZANIE
Całe wdrożenie zostało rozłożone w czasie na kilka odrębnych etapów, które z założenia miały automatyzować i porządkować kolejne obszary działalności firmy.
Etap I (zrealizowany)
wdrożenie Archiwum dokumentów kadrowych
Baseline™ dostosował oraz wdrożył system klasy E-archiwum/DMS, pełniący rolę elektronicznego repozytorium teczek kadrowych z dostępem on-line. Rozbudowana graficzna wyszukiwarka umożliwia szybki dostęp do wybranych dokumentów z zadanego okresu oraz dla zadanej grupy teczek A,B,C.
Całe rozwiązanie zostało zaprojektowane w oparciu o mechanizm automatycznego importu nowych teczek z zewnętrznego źródła skanowania. W przypadku konieczności dostępu do oryginałów dokumentów, system Baseline™ umożliwia bezpośrednie zamawianie teczek z zewnętrznego archiwum. W tym celu DMS został zintegrowany z modułem koszyka zamówień.
Etap II (zrealizowany)
wdrożenie wybranych procesów kadrowych
Etap III (zrealizowany)
wdrożenie modułu pozwalającego na zarządzanie istniejącą siecią salonów, dokumentacją i umowami
EFEKT
Znaczne skrócenie czasu dostępu działu HR do teczek personalnych pracowników firmy. Obniżenie kosztów magazynowania papierowych oryginałów dokumentów w centrali firmy. Uporządkowanie umów i dostępu do dokumentacji dla każdego salonu sprzedaży.
Poznaj inne historie sukcesu
Kancelaria KKG
Inter-Car Silesia
Corab
Wro-System
Datera
Grupa Pietrzak
Papaya Films
Polcom Group
Grupa Trans.eu
Benefit Systems
SATIS GPS
Fabryka Magika
Frapol
Grupa Copernicus
Geotermia Podhalańska
Brother
Grupa Mondi
Charlie Food & Friends
