Trudno sobie wyobrazić prowadzenie firmy bez umów, kontraktów i innych dokumentów, które regulują zasady na jakich świadczymy nasze usługi. Forma prowadzenia biznesu oraz jego skala bardzo często zmusza nas do zarządzania coraz to większymi archiwami dokumentów, o które należy dbać i przechowywać przez cały okres świadczenia usług, a nawet po ich zakończeniu. O ile małe firmy jakoś radzą sobie z tym problemem, o tyle skala operacyjna dużych firm już niestety odczuwa skutki braku narzędzi oraz filozofii zarządzania umowami.
Pisząc niniejszy blog chciałbym rzucić światło na powyższy problem, który jak się okazuje, bardzo szybko prowadzi do chaosu i niemiłych niespodzianek, przed którymi staje przedsiębiorstwo. Jak się przed tym bronić? Dobrym sposobem na zarządzanie umowami w sposób skuteczny jest wykorzystanie do tego celu dedykowanych programów umożliwiających administrowanie każdą umową w oparciu o innowacyjne rozwiązania.
W poniższym tekście pokażę potencjalne możliwości i korzyści płynące z wdrożenia centralnego rozwiązania do zarządzania umowami i dokumentami, jakim jest program do zarządzania umowami firmy Baseline™ wyposażony w moduł – Zarządzanie Umowami
NA CZYM POLEGA ZARZĄDZANIE UMOWAMI W SYSTEMIE BASELINE™?
Moduł Umowy obejmuje każdą z czynności związanych zarówno z tworzeniem, podpisywaniem umów, jak i ich przechowywaniem, a także zarządzeniem związanym z terminami wynikającymi z umów, uprawnień i procesów. Jak przebiega procedura tworzenia umowy i administrowanie powstałym dokumentem? Jakie narzędzia i udogodnienia zapewnia moduł Umowy? Oto one:
Generator umów
Generator umów to narzędzie, które może być wykorzystane do tworzenia każdego rodzaju umowy, szczególnie, jeśli dokument jest w pewnym stopniu powtarzalny i wykorzystywany do określenia warunków współpracy z różnymi partnerami biznesowymi regulując je w podobny sposób.
Obieg umów
Unikalny obieg umów wraz z możliwością ich edycji w ramach swojej organizacji oraz osób uprawnionych spoza firmy, np. prawników z zewnętrznej kancelarii (możliwość przekazania w dowolny, założony z góry sposób i podpisanie przez uprawnione osoby).
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Baseline™ daje możliwość składania podpisu elektronicznego w formie kwalifikowanego certyfikatu wystawionego przez autoryzowaną instytucję. Składanie podpisu odbywa się bezpośrednio w programie Baseline™.
Centralny rejestr zarządzania umowami
Centralny system umów umożliwia ich przechowywanie (również w formacie pdf) w podziale na kontrahentów, klientów czy pracowników, a także wyznaczenie działu lub osoby odpowiedzialnej za daną umowę (opiekun umowy). System pozwala również na wyszukiwanie umów po określonych parametrach metryki umowy, czyli jej atrybutach (np. po dacie zawarcia umowy, kontrahencie, opiekunie umowy itd.).
Wersjonowanie umów
Kolejne ułatwienie zarządzaniem umowami z wykorzystaniem modułu Baseline™ to autorskie wersjonowanie dokumentów z wykorzystaniem popularnych programów MS Office.
GENERATOR UMÓW – GENIALNE NARZĘDZIE DO ZARZĄDZANIA UMOWAMI
Kiedy warto skorzystać z generatora umów? Żeby to ustalić, zacznijmy od postawienia sobie pytania: „Czy umowy które podpisujemy z naszymi klientami lub kontrahentami są powtarzalne?”. To znaczy, czy można przyjąć, że każda nasza umowa, albo chociaż część tej kategorii dokumentów, składa się z elementów stałych (tzw. szablonu) oraz pól zmiennych? Czy w każdej umowie lub w wielu umowach rdzeń obejmujący warunki współpracy lub przebieg pewnych procesów biznesowych jest niezmienny, a zmianie ulegają jedynie dane kontrahenta, zakres usług i kwot, terminy płatności wynikające z kontraktu?
Jeśli tak, to dlaczego nie skorzystać z tzw. generatora umów, który przyspiesza i porządkuje proces inicjowania umowy oraz pozwala wyeliminować ludzkie błędy, które przy ręcznym tworzeniu dokumentów są często wykrywane dopiero po podpisaniu umowy, albo jeszcze gorzej – na etapie dochodzenia praw z umowy.
JAK DZIAŁA GENERATOR UMÓW? TWORZENIE DOKUMENTÓW
Generator umów jest narzędziem wbudowanym w system Baseline™ i umożliwia tworzenie elektronicznych szablonów dla różnego rodzaju umów, aneksów czy protokołów. Warto podkreślić, że generator umów jest narzędziem elastycznym i pozwala na implementację szablonów umów stworzonych przed danego użytkownika (użytkowników).
Każda następna umowa może wówczas zostać wygenerowana w bardzo łatwy sposób. Użytkownik po prostu wybiera jej typ, wskazuje szablon i uzupełnia tzw. pola zmienne na elektronicznym formularzu dostarczanym przez system. W zależności od potrzeb, pola zmienne mogą zawierać zróżnicowane dane, np.:
a) datę zawarcia umowy,
b) dane kontrahenta czy klienta,
c) nazwiska osób podpisujących umowę.
Zmiennych może być również znacznie więcej i mogą one obejmować nawet niektóre warunki umowy czy regulacje dotyczące terminów wystawiania i zapłaty faktur oraz inne istotne kwestie.
PRACA Z DOKUMENTAMI W GENERATORZE UMÓW
Po zapisaniu formularza zostaje wygenerowana pierwsza wersja umowy, która może być edytowana przez użytkownika w czasie rzeczywistym aż do momentu, w którym uzna on, że prace nad umową są z jego strony zakończone na danym etapie. Wówczas użytkownik może wysłać umowę do przełożonego czy bezpośrednio do innego działu w firmie albo do firmy zewnętrznej, która jest uczestnikiem całego procesu.
Warto nadmienić, że po stronie systemu można pozostawić zarządzanie numeracją umów. Jest to istotne, ponieważ w ten sposób najłatwiej uniknąć zduplikowanych wersji dokumentów, o co wcale nietrudno przy dużej liczbie użytkowników oraz samych umów.
PROCES OBIEGU UMOWY
Moduł Umowy dostępny w Baseline™ umożliwia zaprojektowanie procesu obiegu umów. Dzięki temu nie trzeba korzystać z maila, czy też drukować i składać papierowych kopii dokumentów. Wszystko odbywa się w systemie z wykorzystaniem tzw. działania na dokumencie.
Warto nadmienić, że obieg dokumentów można projektować niemal dowolnie, np. angażując w proces dział prawny, który zaopiniuje umowę, gdy zajdzie taka konieczność. Można również wprowadzić etap opiniowania umowy przez klienta lub kontrahenta. Oczywiście procedura musi przebiegać tu nieco inaczej – zwykle klientowi nie udziela się dostępu do systemu firmy ze względów bezpieczeństwa. Można jednak umowy przesyłać mailowo, implementując do systemu odpowiedź ze zmianami czy komentarzami wprowadzonymi przez klienta.
Konstruując proces obiegu umowy trzeba założyć, że powinien on być maksymalnie elastyczny i nie blokować poszczególnym uczestnikom procesu możliwości przekazania dokumentu właściwej osobie, niezależnie od liczby przeprowadzonych iteracji.
WERSJONOWANIE UMÓW Z WYKORZYSTANIEM PAKIETU MS OFFICE
Choć generator umów jest narzędziem niezwykle pomocnym, to jednak nie zawsze można z niego skorzystać. Załóżmy, że z jakiegoś powodu nie możemy go użyć przy tworzeniu umowy, a edycja dokumentu musi być realizowana przy pomocy MS Word. Jak w takim razie zapewnić spójność każdej wersji umowy i zachować historię jej zapisów? Bez odpowiednich zabezpieczeń może to być bardzo trudne, zwłaszcza kiedy umowa krąży pomiędzy różnymi osobami, włączając w to klienta czy kontrahenta.
Blokowanie i odblokowywanie umów w systemie
System Baseline™ potrafi zarządzać wersjami plików roboczych umów. Robi to przy pomocy autorskiego dodatku do pakietu MS Office. Jak przebiega proces wersjonowania? Kiedy użytkownik chce wprowadzić zmiany do dokumentu, po prostu przeprowadza standardową procedurę tworzenia umowy z wykorzystaniem MS Office:
a) zablokowanie umowy w systemie,
b) edycja umowy w MS Office na pulpicie komputera,
c) po zakończeniu edycji umowy oraz naniesieniu wszystkich uwag i komentarzy, użytkownik korzysta z dodatku wbudowanego w edytor MS Office, zapisując zmienioną umowę w systemie Baseline™.
Należy podkreślić, że od momentu zablokowania umowy w systemie, aż do chwili, kiedy nastąpi zapisanie jej zmienionej wersji w Baseline™, żaden inny użytkownik nie może edytować dokumentu co daje nam pewność, że dokument nie zostanie omyłkowo nadpisany.
Bez nadpisywania i z wglądem w poprzednie wersje
Po zwolnieniu blokady system „podbija” kolejny numer wersji pliku oraz zwalnia blokadę, przez co inni użytkownicy mogą wykonać dokładnie tę samą operację na nowej wersji – zmienionej i bogatszej o dodane komentarze. Takie podejście chroni dokumenty przed niekorzystnym w tym przypadku zjawiskiem nadpisywania zmian. Daje również cenną możliwość zbadania każdej poprzedniej, dowolnej wersji umowy.
Jak radzić sobie bez licencji na MS Office?
Baseline™ posiada jeszcze jedną unikatową cechę – umożliwia za pomocą pluginu DAC (Document Access Control), podgląd edytowanej wersji umowy bezpośrednio z poziomu przeglądarki www, bez konieczności zapisywania pliku na dysku. Dzięki temu użytkownicy, którzy nie posiadają licencji na pakiet biurowy Office, mogą uczestniczyć w procesie związanym z zarządzeniem umowami.
Bezpieczeństwo dokumentów dzięki dodatkowi DAC
Dodatek DAC odpowiada za bezpieczeństwo umów. Plugin umożliwia ochronę plików przed wyciekiem poza struktury organizacji. W jaki sposób? Po prostu przez oznaczenie pliku jako szczególnie wrażliwego.
Działając w ten sposób, użytkownik uniemożliwia wydruk lub inny sposób kradzieży dokumentu przez nieuczciwego pracownika. W takiej sytuacji ma on możliwość wyłącznie przeglądania dokumentu w trybie read-only z nadrukiem znaku wodnego na każdej ze stron dokumentu.
PODPISYWANIE UMÓW ONLINE
Kiedy mówimy o podpisywaniu umowy, najczęściej kojarzy nam się to z drukowaniem dokumentu i wysyłaniem go pocztą oraz całym zamieszaniem związanym z obróbką i skanowaniem. Jednak w Baseline™ proces ten jest nie tylko znacznie mniej skomplikowany, ale także błyskawiczny. Za pomocą tego narzędzia, umowy można podpisywać online w 5 minut bez konieczności drukowania, wysyłania i skanowania.
Zaletą tego rozwiązania jest nie tylko wygoda i szybkość w porcesie zarządzania umowami, ale również bezpieczeństwo dla samego dokumentu, który przez cały czas znajduje się fizycznie w jednym miejscu. W celu podpisania umowy wykorzystuje się dodatek (plugin), który pozwala na integrację z platformą Autenti. Warto podkreślić, że Autenti umożliwia złożenie podpisów elektronicznych kwalifikowanych, które w świetle prawa są równoznaczne z podpisem odręcznym.
Po podpisaniu umowy, trafia ona automatycznie do rejestru umów, o czym można przeczytać w kolejnym akapicie.
CO SIĘ DZIEJE PO PODPISANIU UMOWY? REJESTR UMÓW
Proces obiegu umowy może zakładać na pewnym etapie wydruk gotowego dokumentu i jego wysyłkę do klienta w celu złożenia podpisu. Dzieje się tak wtedy, kiedy jedna ze stron umowy (albo obydwie strony) nie posiadają elektronicznego podpisu kwalifikowanego, który zastępuje podpis odręczny. W takim przypadku, po wysłaniu umowy, system będzie oczekiwał na jej powrót w wersji papierowej (a dokładnie w postaci skanu wersji papierowej).
Za ten etap pracy nad umową zwykle odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik (nie zawsze musi to być opiekun umowy), do którego obowiązków należy: zadbanie o wysyłkę dokumentów, odbiór umowy zaaprobowanej przez klienta czy kontrahenta oraz jej zeskanowanie i wprowadzenie skanu do rejestru umów.
ROLA OCR W REJESTRZE UMÓW
Dodatek OCR (Optical Character Recognition) powoduje, że każda podpisana i zeskanowana umowa znajdująca się w rejestrze jest automatycznie analizowana pod kątem zawartości. Dzięki temu użytkownicy mogą wyszukiwać umowy za pomocą fraz znajdujących się w tekście dokumentu. Wyszukiwarka pełnotekstowa przeszukuje cały rejestr i wyszukuje pasujące dokumenty, do których użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia.
FUNKCJE REJESTRU UMÓW
Rejestr umów obejmuje nie tylko umowy między firmą, a kontrahentami czy firmą, a klientami. Zazwyczaj pełni on rolę globalnego repozytorium wszystkich umów, włączając w to umowy z pracownikami, podwykonawcami czy dostawcami. Dostęp do rejestru chroniony jest odpowiednim zestawem praw dostępu tak, aby każdy dział, opiekun umowy czy użytkownik miał dostęp wyłącznie do dokumentów, za które jest odpowiedzialny. Rejestr pozwala także na określanie poziomów uprawnień, np. do podglądu czy edycji określonych dokumentów.
Warto nadmienić, że rejestr jest skonstruowany tak, żeby mógł funkcjonować samodzielnie, niezależnie i w oderwaniu od procesu tworzenia umów. Wówczas przyjmuje on rolę klasycznego systemu DMS.
Krzysztof Tarasek
