Zastanawiasz się, jak w bezpieczny i profesjonalny sposób powinieneś przygotować swoją firmę do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz CRM-a? Podpowiemy Ci jak to zrobić nawet jeśli nie masz w tym obszarze dużego doświadczenia.
Wybierz opiekuna projektu przed wdrożeniem EOD i CRM
Najistotniejszą decyzją z punktu widzenia całego projektu jest powołanie osoby, która poprowadzi cały proces od konsultacji wewnętrznych do wdrożenia włącznie. Taka osoba powinna posiadać umocowanie Zarządu do prowadzenia projektu oraz kompetencje umożliwiające odpowiednie skoordynowanie prac i ludzi w firmie. Istotna jest tutaj chociaż pobieżna znajomość zagadnień IT, gdyż wiedza ta przyda się na późniejszym etapie realizowania projektu.
Zbierz listę problemów w organizacji
Jeżeli wdrożenie tej klasy systemu ma przynieść dla firmy wymierne korzyści to należy opracować wytyczne, wedle których będziemy później ten system oceniać. Zanim to się stanie warto przeprowadzić szereg wewnętrznych konsultacji z osobami, które mają najwięcej do powiedzenia w ww. tematach. I tak dla Obiegu Dokumentów będzie to na pewno osoba reprezentująca Dział Administracji, Dział Księgowości oraz niekiedy Managerowie poszczególnych komórek. Z kolei dla CRM-a będzie to głównie Dział Handlowy, jego pracownicy oraz przedstawiciele.
Każdy omówiony problem powinien być docelowo przełożony na konkretne wymaganie np.
problem 1: „natłok pracy w Sekretariacie uniemożliwia terminowe dostarczanie dokumentów do podpisu, a tym samym do Księgowości”.
problem 2: „dostęp do Umów sprzedażowych jest utrudniony – nie ma jednego miejsca, gdzie można zweryfikować najbardziej aktualne zapisy”.
na tej podstawie powinny powstać następujące wymagania w stosunku do programu docelowego:
wymaganie 1: „system powinien automatyzować pracę w Sekretariacie poprzez rejestrację faktur kosztowych i przesłanie ich do opisu elektronicznie wg zadanego klucza”.
wymaganie 2: „system powinien posiadać centralny, elektroniczny rejestr umów sprzedażowych z możliwością dostępu dla Działu Handlowego”.
Jeżeli faktycznie potrzebujemy systemu EOD jak i systemu CRM – warto połączyć te dwa obszary i zastanowić się nad stworzeniem wymagań dla systemów, które łączą te dwie funkcje. W chwili obecnej na rynku są dostępne systemy modułowe takie jak Baseline™, które łączą te obszary i wiele innych. Jest to olbrzymia zaleta pod kątem utrzymania takiego narzędzia jak i przepływu informacji elektronicznej w firmie.
Wróćmy do sedna sprawy – Project Manager powinien koordynować cały proces zbierania wymagań w poszczególnych obszarach funkcjonowania organizacji. Ten krok jest jednym z najważniejszych etapów całego projektu, którego efektem końcowym powinien być spójny dokument opisujący wymagania względem narzędzia, które ma wspomagać lub wyręczać pracowników w codziennych czynnościach. Taki dokument może być zwykłą listą odpowiednio posegregowanych wymagań względem obszarów zastosowania.
Dopracuj wymagania dotyczące EOD i CRM-a
Dopracowanie wymagań to najtrudniejsze zadanie w całym procesie wdrożenia. Na tym etapie należałoby przyjrzeć się wszystkim zebranym wymaganiom i nadać im pewne priorytety, tzn. które z nich są dla nas krytyczne, a które mogą być opcjonalne. No bo trudno przecież na równi stawiać wymaganie „System CRM musi wspierać proces sprzedażowy” z wymaganiem „System CRM powinien posiadać wbudowany chat wewnętrzny”. Pozwoli nam to w późniejszym etapie oceniać prezentowane systemy oraz ich funkcjonalność.
Z punktu widzenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów na pewno należałoby określić ścieżki przebiegu dla pism przychodzących takich jak faktura. Aby właściwie wycenić nakład pracy na wdrożenie takiej funkcjonalności dostawcy systemów EOD zapewne poproszą o definicję ścieżek oraz osób, do których dokumenty powinny trafiać. W tym celu można znów posiłkować się zwykłą listą punktów ABC lub skorzystać z darmowych edytorów schematów powszechnie dostępnych w sieci.
Należy pamiętać, iż po wdrożeniu systemu pewne czynności będą realizowane w zupełnie inny sposób – elektronicznie, a tam gdzie jest to możliwe – automatycznie. Jeżeli aktualnie organizacja używa systemów informatycznych, należałoby przemyśleć ich dotychczasową funkcję – czasami warto jest przenieść istniejącą funkcjonalność do nowego systemu rezygnując po części z czegoś co nie spełnia już naszych oczekiwań i generuje koszty. Oczywiście systemy elektronicznego obiegu dokumentów zwykle nie są systemami, w których prowadzi się księgowość, dlatego jednym z kryteriów wyboru takiego systemu będzie możliwość integracji z systemem księgowym, który u nas funkcjonuje.
Po opracowaniu wymagań spotkaj się z dostawcami systemów
Prezentacja produktu „na żywo” pozwala nam przybliżyć jakie możliwości w tym zakresie oferują dzisiejsze rozwiązania dostępne na rynku. Być może nasze oczekiwania względem przyszłego systemu nie były aż tak wygórowane, a wręcz przeciwnie – prezentacja pokaże nam więcej miejsc i obszarów, które można zautomatyzować.
W praktyce nie należy kierować się wyłącznie wymaganiami, które odzwierciedlają nasze bieżące potrzeby. Należ zastanowić się jaką rolę może pełnić taki system za dwa, a może pięć lat, kiedy to nasza organizacji będzie większa, a biznes bardziej skomplikowany. Być może będziemy wówczas potrzebowali kolejnych narzędzi, które pozwolą nam sprawnie rozwijać nasz biznes. Nie trzeba nikomu mówić, iż procesy sprzedażowe bezpośrednio łączą się z obszarem zarządzania dokumentami, finansami czy projektami, dlatego programy oferujące wsparcie w wielu obszarach będą zawsze lepszym i tańszym rozwiązaniem od systemów, które sprawdzają się wyłącznie w jednym obszarze.
Spotkanie z dostawcą systemu powinno skutkować przeprowadzeniem analizy przedwdrożeniowej, która odpowie precyzyjnie na pytanie co, kiedy i za ile należy wykonać, aby wdrożyć w organizacji Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz system CRM.
Czy potrzebuję systemu CRM lub EOD w chmurze?
Rozwiązania w chmurze cieszą się dużym powodzeniem, gdyż nie musimy inwestować w sprzęt oraz zakup jednorazowy licencji. Zamiast tego otrzymujemy dostęp do wersji abonamentowej systemu, który fizycznie zainstalowany jest na serwerach dostawcy. Taki model wprowadza konieczność comiesięcznych opłat abonamentowych dla każdego aktywnego użytkownika. Warto przemyśleć tą opcję, jeżeli końcowa ilość użytkowników korzystających z systemu nie przekroczy liczby kilkunastu. W przeciwnym razie taki model może się nam nie opłacać na dłuższą metę i warto wówczas rozważyć opcję zakupu jednorazowego licencji i zainstalowanie systemu na serwerach własnych.
W praktyce istnieje również model, w którym nabywamy licencję bezterminową, ale chcielibyśmy aby system fizycznie znajdował się na serwerach dostawcy. Wówczas w grę wchodzi tzw. usługa hostingu i opieki serwerowej. Jest to dobre rozwiązanie dla firm, które nie mają własnego zaplecza IT.
Zadbaj o dobrą komunikację w firmie przed wdrożeniem systemu EOD/CRM
Ostatnia rzecz, nad którą należy się zastanowić przed wdrożeniem odpowiedniego systemu w firmie to odpowiednie nastawienie samych użytkowników. Właściwa komunikacja na poszczególnych szczeblach firmy powinna lepiej przygotować organizację i ułatwić przejście z systemu papierowego na elektroniczny.
Podsumowanie
Poprawne przygotowanie się do etapu wdrożenia systemu CRM lub Elektronicznego Obiegu Dokumentów w organizacji składa się z następujących kroków:
1. Wybranie opiekuna projektu, który będzie go nadzorował.
2. Przygotowanie listy problemów występujących w organizacji.
3. Przygotowanie wymagań systemowych, które rozwiążą nasze problemy.
4. Organizacja spotkań z dostawcami usług CRM i EOD – pomoże w zdiagnozowaniu dodatkowych problemów występujących w organizacji.
5. Dobór wariantu instalacji systemu (chmura lub in-house).
6. Zadbanie o właściwą komunikację w organizacji.
Zobacz również https://www.baseline.pl/obieg-faktur/
Jeśli masz pytania dotyczące przygotowania się do wdrożenia EOD lub CRM, napisz do nas na kontakt@baseline.pl, a chętnie odpowiemy na Twoje pytania.
Piotr Musiał
