W każdej firmie w trakcie rozwoju przychodzi moment, kiedy wyjazdy służbowe pracowników stają się wręcz codziennością. Powoduje to wzrost dokumentów niezbędnych do przetworzenia, konieczność kontroli nad wypłatą i rozliczeniem zaliczek, a także problem z utrzymaniem prawidłowej ścieżki akceptacji delegacji. Spróbujmy odpowiedzieć na pytanie w jaki sposób jesteśmy w stanie poradzić sobie z tym problemem i czy mogą nam w tym pomóc narzędzia informatyczne?
1) Dlaczego warto prowadzić Elektroniczny Rejestr Delegacji?
Przede wszystkim zyskamy pewność, iż każda delegacja została zarejestrowana w taki sam sposób, zgodnie z przyjętymi w firmie regułami. Wprowadzonemu dokumentowi zostanie automatycznie nadana sygnatura, a dostęp do niego będzie możliwy tylko dla uprawnionych użytkowników.
Dodatkowo dla każdej podróży służbowej będziemy mogli sprawdzić jej status, działanie w procesie oraz osobę bądź grupę, która aktualnie zajmuje się tym tematem. Co więcej, pracodawca nie będzie musiał sprawdzać, na jakim etapie jest wniosek, ponieważ otrzyma takie powiadomienie wprost z systemu. W naszej ofercie znajduje się również wersja mobilna aplikacji – dzięki temu zawsze będziemy mieli potrzebne informacje pod ręką, nawet jeśli sami jesteśmy w delegacji, bez dostępu do komputera.
Wyszukanie delegacji w systemie Baseline™ to zaledwie kilka kliknięć. W jednym miejscu znajdziemy wszystkie potrzebne informacje, takie jak:
• data i godzina wyjazdu,
• cel podróży i opcjonalne wskazanie klienta/projektu, którego dotyczy wyjazd,
• zestawienie obejmujące sumę poniesionych kosztów, rachunki, dokumenty po rozliczeniu delegacji,
• ścieżkę akceptacji z informacją o osobach uczestniczących w procesie obiegu dokumentu,
• końcowe rozliczenie i podsumowanie podróży służbowej.
Wymieniając korzyści z prowadzenia rejestru delegacji krajowych i zagranicznych, nie należy zapominać o możliwości wskazania klienta lub projektu, w ramach którego odbywa się konkretna podróż służbowa. Często zapominamy, iż oprócz konieczności rozliczenia delegacji, w ramach działań podejmowanych przez Księgowość bądź HR, istnieje drugi aspekt wyjazdu – dotyczący współpracy z klientem i posiadania wiedzy o poniesionych kosztach i czasie, jaki mu poświęciliśmy. Warto więc powiązać zarządzanie wyjazdem służbowym z systemem CRM. Jakie będą z tego korzyści? W ramach kontrahenta otrzymamy informacje o wszystkich delegacjach z nim związanych oraz będziemy w stanie łatwo sprawdzić sumaryczny koszt wyjazdów naszych pracowników. Pozwoli to lepiej planować wydatki na podróże służbowe w kolejnych okresach.
2) Obieg zatwierdzenia delegacji
W większości firm wyjazd służbowy podlega procesowi akceptacji – składamy wówczas pisemne oświadczenie: tzw. polecenie wyjazdu. Zwykle odbywa się to drogą mailową, co już na początku zwiastuje kłopoty z późniejszym odszukaniem tych informacji w gąszczu maili. Pracodawca bądź przełożony, który akceptuje taki wyjazd, często nie ma jasnych informacji dotyczących jego celu i przewidywanych kosztów. Mail łatwo może zostać przeoczony lub zapomniany.
Potwierdzenie w takim wypadku również odbywa się mailowo – informacje o delegacji krajowej bądź zagranicznej posiadają wtedy jedynie delegowany i akceptujący. Dział HR bądź Księgowość, potencjalnie zainteresowane taką informacją, znajdują się zupełnie poza tym obiegiem, gdyż nie zawsze są w stanie uzyskać informację z kopią do nich samych.
Program do delegacji w systemie Baseline™ pozwala na usystematyzowanie całego procesu. Pracownik delegowany wypełnia odpowiedni formularz, który zostaje wysłany do akceptacji, a osoba akceptująca (zazwyczaj przełożony) otrzymuje powiadomienie systemowe o konieczności zatwierdzenia tego etapu. Logując się do systemu akceptujący od razu widzi czego dotyczy delegacja, jak długo potrwa i może zweryfikować wysokość szacowanych kosztów podróży. Sprawdzenie informacji w widoku systemowym jest dużo łatwiejsze niż szukanie danych w mailach o dowolnej treści i formacie. Po akceptacji wniosku pracownik otrzymuje natychmiastowo powiadomienie dotyczące decyzji i może udać się w podróż służbową.
3) Rozliczanie delegacji służbowej
Jednym z problemów, które pojawiają się w procesie zarządzania podróżą służbową jest czasochłonność jej rozliczenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przy wyliczaniu przysługujących diet, należy uwzględnić całodzienne wyżywienie, przejazdy środkami transportu zbiorowego i wiele innych czynników.
Dodatkowo delegowany powinien przekazać wszystkie rozliczenia, faktury i ewidencję przebiegu pojazdu pracownikowi odpowiadającemu za rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych. Zgubienie jakiegoś dokumentu czy pomyłka w obliczeniach przy większej skali procesów jest nieunikniona – nikt nie jest nieomylny. System Baseline™ pozwala na rozwiązanie tego problemu – wyliczenia następują automatycznie po wypełnieniu przez pracownika odpowiedniego formularza. W przypadku podróży zagranicznej w systemie zawarte są informacje o obowiązujących dietach i limitach za nocleg na terenie danego kraju, a integracja z tabelą kursów NBP pozwala na pobranie kursów walut i przeliczenie kwot na złotówki.
Dzięki takim funkcjonalnościom osobie rozliczającej delegacje pozostaje jedynie weryfikacja danych wprowadzonych przez delegowanego. Sprawa upraszcza się również jeżeli chodzi o rozliczenia dokumentów księgowych – kompletne skany faktur i biletów można załączyć bezpośrednio do rozliczanej delegacji, a fizyczne kopie przekazać do Sekretariatu.
4) Program do rozliczenia delegacji – korzyść dla pracownika
Wdrożenie nowych systemów informatycznych w firmach często napotyka opór ze strony pracowników. Niechęć do zmian jest naturalna, dlatego warto przedstawić pracownikom korzyści z wdrażanego rozwiązania. W przypadku elektronicznego obiegu delegacji takie korzyści dla osoby delegowanej są namacalne. Przyspieszenie procesu wnioskowania i rozliczenia delegacji pozwala na wcześniejsze wypłacenie zaliczek oraz przysługujących diet, jak również zwrot kosztów przejazdu, wyżywienia itd. Pracownik otrzymuje również jasną informację o tym, czy rozliczenie delegacji zostało zaakceptowane.
Oprócz pracownika delegowanego, proces obiegu delegacji ułatwia pracę Księgowości rozliczającej wyjazd, generując dokumenty rozliczeniowe (np. ewidencja przebiegu pojazdu) w formacie pdf.
5) Uprawnienia pracownika z tytułu delegacji służbowej
Omawiając przywileje pracownika i obowiązki pracodawcy z tytułu podróży służbowych, warto przytoczyć przepisy określające przede wszystkim wartość przysługujących diet.
W przypadku pracowników zatrudnionych w państwowej bądź samorządowej jednostce sfery budżetowej wysokość diety krajowej określona jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. Należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w sektorze prywatnym reguluje natomiast umowa o pracę lub regulamin przedsiębiorstwa. Warto jednak pamiętać, że stawki nie mogą być w tym przypadku niższe niż w budżetówce.
Dieta to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej. W przypadku pracownika wybierającego się w delegację krajową jej wartość wynosi 45 zł za dobę. Sposób jej wyliczania jest precyzyjnie określony – pod uwagę należy wziąć godzinę wyjazdu i powrotu pracownika:
- Podróż krótsza niż 8 godzin – pracownikowi nie przysługuje dieta.
- Podróż trwająca 8 – 12 godzin – przysługuje mu dieta w wysokości 50% stawki.
- Podróż trwająca ponad 12 godzin – przysługuje mu dieta w wysokości 100% stawki.
Na podstawie diety krajowej wylicza się także należności przysługujące pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów noclegów i przejazdów. W tym pierwszym przypadku pracownik może otrzymać maksymalnie 20-krotność stawki diety, czyli 900 zł (jeśli przedstawi odpowiedni rachunek) lub 150% diety (jeśli nie dostarczy rachunku).
Zwrot kosztów transportu objęty jest natomiast ryczałtem w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej. Warto zaznaczyć, że to do pracodawcy należy decyzja, jakim środkiem transportu przemieszczać się będzie pracownik. Jeśli zatrudniony chciałby jednak podróżować pojazdem niebędącym własnością firmy, może złożyć odpowiedni wniosek i uzyskać zgodę przełożonego. W takiej sytuacji zwrot kosztów przejazdu wylicza się na podstawie przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu:
- w przypadku samochodu osobowego – 0,5214 lub 0,8358 zł w zależności od pojemności silnika,
- w przypadku motocykla – 0,2302 zł,
- w przypadku motoroweru – 0,1382 zł.
6) System do obsługi Delegacji – podsumowanie
System wspomagający obsługę podróży służbowych zaoszczędzi nasz czas i wprowadzi element dodatkowej kontroli i automatyzacji rozliczenia całego procesu. Uzyskamy dzięki temu pełną wiedzę o każdym jego etapie. Powiązanie z systemem CRM pozwoli na kontrolę kosztów związanych z wyjazdami do klientów, a elektroniczna wyszukiwarka umożliwi błyskawiczny dostęp do informacji o każdej podróży służbowej.
Anna Szaraniec
