Poniższy artykuł został opracowany z myślą o firmach chcących usprawnić proces zarządzania umowami, o zastosowaniu nowoczesnych narzędzi służących do podpisywania dokumentów online, bez konieczności ich drukowania i wysyłania pocztą.
Do czego służy platforma Autenti?
Platforma Autenti służy do szybkiego i bezpiecznego podpisywania dokumentów przy użyciu standardowego podpisu kwalifikowanego lub podpisu niekwalifikowanego Autenti. Warto nadmienić, iż sam niekwalifikowany podpis Autenti pozwala na składanie oświadczeń woli w formie dokumentowej. Ten sposób podpisywania jest w pełni wystarczający dla 90% dokumentów i umów w obrocie gospodarczym. W pozostałych przypadkach należy użyć standardowego podpisu kwalifikowanego, który można wyrobić korzystając ze strony producenta Autenti.
System Baseline™ został zintegrowany z platformą Autenti w taki sposób, aby proces zarządzania umowami odbywał się kompleksowo i był zarządzany z jednego miejsca. Cykl życia umowy w systemie Baseline™ rozpoczyna się od zarejestrowania nowego dokumentu np. z szablonu lub draftu pochodzącego od klienta. Następnie umowa jest opiniowana przez wyznaczone osoby i wersjonowana przy użyciu dodatku Baseline™ do pakietu Office. W chwili zaakceptowania ostatecznej wersji dokumentu jest on przekazywany do platformy Autenti, gdzie następuje jego formalne zatwierdzenie przez wszystkie Strony umowy. Tak podpisany dokument automatycznie trafia z powrotem do systemu Baseline™, gdzie jest archiwizowany i dostępny poprzez wyszukiwarkę w rejestrze umów.
Jakie z tego płyną korzyści?
Po pierwsze dokumenty są podpisywane całkowicie online. Nie jest tu wymagane posiadanie komercyjnego podpisu kwalifikowanego. Dokument, nie musi być wysyłany i odsyłany mailem (jak to bywa w przypadku składania klasycznego podpisu kwalifikowanego). Z praktycznej strony powstaje on w programie Baseline™ i nigdy nie opuszcza systemu za wyjątkiem przekazania do podpisu do platformy Autenti – wszystko dzieje się w ramach jednego, spójnego procesu. Bezpośrednią korzyścią jest szybkość i wygoda dla wszystkich Stron kontraktu, jak również bezpieczeństwo informacji zawartych w samym dokumencie. Ponieważ dokument nie posiada wersji papierowej, nie musimy troszczyć się o jego składowanie i utylizację. Podpisany elektroniczny oryginał wraz z kopiami roboczymi będzie składowany dokładnie tam gdzie jego miejsce, czyli w systemie Baseline™.
Ogólna zasada działania dodatku Autenti w systemie Baseline™
System Baseline™ został zintegrowany z platformą Autenti poprzez mechanizmy webAPI. Oznacza to, iż wymiana komunikatów pomiędzy systemami odbywa się całkowicie w tle. Typowym miejscem, w którym ten dodatek ma zastosowanie jest moduł Umowy. Użytkownik tworzy nową umowę w Baseline™, podpina załączniki w formacie Word, Excel lub pdf i procesuje jej obieg. W momencie, kiedy umowa jest gotowa do podpisu, przekazuje ją w procesie do podpisu (to może być np. działanie w procesie o nazwie „Podpisanie dokumentu”). Za pomocą dostępnego przycisku, użytkownik zostaje przeniesiony do specjalnej formatki, na której wskazuje załączniki do wysłania oraz uzupełnia reprezentantów, którzy mają się podpisać na dokumencie. Po zapisaniu, system Baseline™ wysyła paczkę dokumentów do platformy Autenti, a ta wysyła maile do osób mających się podpisać na dokumencie. W takim mailu znajduje się unikalny link, po kliknięciu w który użytkownik zobaczy treść dokumentu i może złożyć na nim swój podpis (kwalifikowany lub niekwalifikowany – w zależności o tego co wybraliśmy przygotowując pliki do wysyłki). Dodatkowo można wymusić autoryzację jednorazowym tokenem wysyłanym wiadomością sms do użytkownika. Po podpisaniu przez wszystkie Strony, dokument zmienia się na podpisany w Autenti (analogicznie gdy jedna strona odrzuci dokument zmienia się jego stan na odrzucony). System Baseline™ cyklicznie odpytuje platformę Autenti i aktualizuje status tego procesu oraz pobiera podpisany plik pdf i umieszcza go pod daną umową (w przypadku kiedy wszystkie strony go zatwierdziły). Taki dokument pdf posiada w swoich metadanych złożone podpisy, wraz z końcowym podpisem zatwierdzającym dokument w Autenti.
Po pobraniu i zapisaniu takiego dokumentu w Baseline™, może uruchomić się kolejny krok w procesie obiegu umowy, jak również może zmienić się stan dokumentu. Wszystko to ustawia się konfigurując proces w zależności od potrzeb.
W jaki sposób możesz zacząć korzystać z dodatku Autenti?
Wymagany jest zakup pluginu Autenti w systemie Baseline™. Należy również podpisać umowę z firmą Autenti Sp. z o.o. w wariancie Enterprise (tylko ten wariant obsługuje API). Aktualny cennik znajduje się w podwieszonym linku. W modelu Enterprise ilość użytkowników nie jest limitowana – jedynie ilość dokumentów. W tym wariancie przyjmuje się w wycenie ilość dokumentów podpisywanych miesięcznie. Jeżeli w danym miesiącu zostanie podpisanych więcej dokumentów niż określony limit, będzie wiązało się to z dodatkową (wyższą opłatą) za każdą przekroczoną sztukę. Jako jeden dokument uznaje się jeden proces (a nie jeden fizyczny plik w Baseline™, ponieważ pliki i tak są scalane finalnie do postaci jednego pdf-a). Oczywiście druga strona, która podpisuje dokument nie musi mieć konta w systemie Autenti i nie ponosi kosztów obsługi – autoryzuje się wyłącznie unikalnym linkiem, który jest wysyłany w mailu.
Konfiguracja pluginu w Baseline™ nie jest skomplikowana – sprowadza się do aktywowania dodatku w pliku licencji i wprowadzeniem unikalnego klucza AutentiAPIKey w konfiguracji systemu lub poszczególnych użytkowników. Klucz ten powinien otrzymać klient po podpisaniu umowy z Autenti.
Zapraszamy do kontaktu. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania związane z uruchomieniem rozwiązania do zarządzania umowami w Państwa firmie.
Zespół Baseline
